فاکتور رسمی چیست؟ به عنوان مدیرعامل و مدیران اجرایی، یکی از اسنادی که مرتباً با آن مواجه میشوید، فاکتور رسمی است. در واقع، مقررات وضع شده توسط وزارت اقتصاد و دارایی، همراه با قوانین مالیاتی، فروشندگان و ارائه دهندگان خدماتی را که کالاها و خدمات آنها مشمول مالیات است، ملزم به صدور فاکتورهای رسمی میکند. گروه مالی صالحانی ارائه دهنده خدمات مالیاتی و بررسی سند های حسابداری و مشاوره مالی میباشد، شماره تماس مشاوره رایگان ما 02126716451 میباشد.
فاکتور رسمی یک سند مالی است که توسط فروشنده برای خریدار صادر میشود و جزئیات خرید یا خدمات ارائه شده را شرح میدهد. این سند حاوی اطلاعاتی است که از نظر قانونی و مالی تأیید میکند که معاملهای بین فروشنده و خریدار رخ داده است. علاوه بر این، این فاکتور به منظور پرداخت مالیات بر ارزش افزوده صادر میشود. در ادامه فاکتور رسمی چیست؟ تفاوت آن با فاکتور غیر رسمی و نحوه صدور و استعلام آن را بررسی خواهیم کرد.
بیشتر بخوانید: نمونه فاکتور رسمی 100% رایگان + دانلود رایگان فایل اکسل فاکتور رسمی
تعریف فاکتور رسمی
فاکتور رسمی چیست؟ فاکتور رسمی، سندی معتبر و قانونی است که به طور دقیق و شفاف، معامله بین فروشنده و خریدار را ثبت میکند. این سند فراتر از یک رسید ساده است و به عنوان یک سابقه مالی و تجاری پذیرفته شده عمل میکند که شامل جزئیات جامع معامله، مانند هویت طرفین درگیر، مشخصات کالا یا خدمات، قیمتگذاری و مالیات بر ارزش افزوده است. وجود این سند نه تنها یک الزام قانونی برای هر دو طرف درگیر در معامله، به ویژه برای صاحبان مشاغل، بلکه ابزاری ضروری برای مدیریت مالی، شفافسازی فعالیتها و ایجاد اعتبار است. قانون اصلی حاکم بر جزئیات فاکتور رسمی ماده ۱۹ قانون اداره امور مالیاتی است. این قانون مقرر میدارد که هم فروشنده و هم خریدار، فاکتورهایی را برای معاملات خود مطابق با قانون تجارت و به روشی که توسط سازمان امور مالیاتی مشخص شده است، صادر کنند که شامل جزئیات مالیاتی در ستون تعیین شده باشد. این نوع فاکتور برای مشاغل و معاملات مختلف، از کوچک تا بزرگ، قابل استفاده است.
چه کسی ملزم به استفاده از فاکتور رسمی میباشند؟
طبق مقررات مالیات بر ارزش افزوده، همه نهادهای تجاری، صرف نظر از اندازه آنها، که تحت این سیستم قرار میگیرند، موظف به ارائه فاکتورهای معتبر برای معاملات خود هستند. این الزام به طور کلی برای همه فعالان اقتصادی، صرف نظر از اینکه معامله شامل یک شخص حقیقی یا حقوقی باشد و صرف نظر از مبلغ معامله، اعمال میشود. عدم رعایت این تعهد، تخلف مالیاتی محسوب میشود و منجر به عواقب قانونی خواهد شد.
یک فاکتور رسمی باید حاوی چه اطلاعاتی باشد؟
به طور معمول، فاکتور رسمی شامل اطلاعاتی مانند نام و شماره ثبت شرکت، نام و آدرس مشتری، شرح کالاهای فروخته شده یا خدمات ارائه شده، جزئیات مقدار و قیمت هر کالا، کل مبلغ معامله، مالیات و عوارض، تخفیفها، کل مبلغ دریافتی و شرایط پرداخت است. علاوه بر این، یکی از مهمترین اجزای فاکتور رسمی چیست؟ مهم ترین، مهر شرکت صادرکننده است. این فاکتورها معمولاً دارای سربرگ شرکت هستند و اعتبار قانونی و قضایی دارند. بنابراین، این فاکتور و مهر آن برای امور حقوقی و مراحل دادگاه ضروری است. این موارد به صورت خلاصه در زیر آورده شده است:
- نام و نشانی کامل فروشنده
- نام و نشانی کامل خریدار
- شماره سریال
- تاریخ صدور فاکتور
- توضیحات مربوط به کالاها یا خدمات ارائه شده
- قیمت هر یک از کالاها یا خدمات
- مجموع مبلغ فاکتور
- مالیات و عوارض مربوطه
- شرایط پرداخت
- جزئیات معامله
این اطلاعات باید به طور دقیق و جامع در فاکتور رسمی درج شود تا وضوح و شفافیت در معاملات تجاری حفظ شود. علاوه بر این، فاکتور رسمی یک سند قانونی محسوب میشود و میتواند به عنوان یک سابقه معتبر برای حل هرگونه اختلاف یا نارضایتی که ممکن است در معامله ایجاد شود، عمل کند؛ بنابراین، توجه ویژه به این موضوع ضروری است.
مشخصات یک فاکتور رسمی معتبر مورد تایید سازمان مالیاتی چیست؟
مشخصات یک فاکتور رسمی چیست؟یک فاکتور رسمی که توسط سازمان امور مالیاتی به رسمیت شناخته میشود باید شامل مشخصات زیر باشد:
شماره سریال
مهمترین ویژگی یک فاکتور رسمی، وجود شماره سریال است. این شماره سریال با استفاده از روشهای چاپ افست یا لیتوگرافی، به صورت کمی برجسته و با جوهر قرمز چاپ میشود. این جزئیات برای این است که ممیز مالیاتی بتواند به راحتی شماره سریال را شناسایی کند.
امضا و مهر معتبر شرکت
همانطور که گفته شد، فاکتور رسمی دارای اهمیت قانونی است و داشتن مهر و امضا ضروری است. فاکتور رسمی باید توسط هر دو طرف مهر و امضا شود و نباید هیچ گونه تغییری داشته باشد.
اطلاعات کامل خریدار و فروشنده
نام و آدرس دو طرف معامله، به همراه کد اقتصادی هر دو طرف، کد ملی، کد پستی خانه، شماره تلفن دو طرف و شماره ثبت شرکت هر دو طرفین در فاکتور رسمی باید ثبت شود.
تخفیفها، مالیاتها و عوارض
کالاها و خدماتی که معامله شدهاند باید در فاکتور به طور دقیق، از جمله نام، مقدار و قیمت آنها، ذکر شوند. اگر قرار است تخفیفی اعمال شود، باید به آن اشاره شود و در نهایت، مالیات و عوارض بر ارزش افزوده باید محاسبه شود. اعمال تخفیفها قبل از محاسبه عوارض بر ارزش افزوده و مالیات مهم است.
قوانین مالیاتی مربوط به فاکتورهای فروش چیست؟
صدور فاکتور رسمی تحت دو ماده از قانون مالیات تنظیم و اجرا میشود.
ماده ۱۴۷ قانون مالیات
این ماده بیان میکند که هزینههای عادی دارای مدارک معتبر که صرفاً مربوط به فعالیت مؤسسه در دوره مالی مربوطه بوده و با سقفهای تعیینشده مطابقت دارند، مشمول مالیات هستند. در صورتی که هزینههایی وجود داشته باشد که در این قانون پیشبینی نشده باشد یا اگر هزینهها از سقفهای مقرر تجاوز کنند، اما پرداختها طبق قوانین یا مصوبات هیئت وزیران انجام شود، همچنان قابل قبول تلقی میشوند.
ماده ۱۴۸ قانون مالیاتهای مستقیم
این ماده فهرستی از انواع هزینههای معتبر را بر اساس کفایت اسناد و مدارک یا رویههای مرسوم ارائه میدهد. علاوه بر این، حسابرسان وزارت دارایی، بر اساس بندهای این ماده و بخشنامههای مرتبط، پذیرش یا رد هزینهها را برای واحدهای تجاری تعیین میکنند.
مالیات فاکتور رسمی چند درصد است؟
اگر مالیات مورد نظر مربوط به مالیات بر درآمد و سود شرکتها باشد، مالیات قابل اجرا بر اساس تفاوت قیمت خرید و فروش اقلام مندرج در آن فاکتور به همراه هزینههای فروش مربوط به آن اقلام محاسبه میشود. اما اگر مالیات مربوط به مالیات بر ارزش افزوده باشد، طبق قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده و قانون بودجه سال ۱۴۰4، نرخ مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور رسمی ۱۰٪ تعیین شده است که قبلاً تا پایان سال ۱۴۰3، ۹٪ بود.
تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی
تفاوت فاکتور رسمی و غیررسمی در ارائه اطلاعات خریدار و فروشنده در فاکتور است. نکته قابل توجه این است که شماره فاکتور عنصری حیاتی در صدور فاکتور رسمی است، در حالی که در فاکتور غیررسمی اهمیت کمتری دارد. بنابراین، فاکتورهایی که در قالب خاصی صادر میشوند و حاوی شماره فاکتور و مشخصات فروشنده، شامل شناسه ملی، شناسه پرسنلی، شماره اقتصادی و غیره هستند، به عنوان فاکتورهای رسمی شناخته میشوند. این فاکتورها باید در پورتال خدمات مالیاتی ملی که در حال حاضر به عنوان سامانه مودیان مالیاتی شناخته میشود، بارگذاری شوند.
اگر فاکتور رسمی فاقد اطلاعات کامل فروشنده باشد و به سامانه مودیان مالیاتی ارسال نشود، به عنوان فاکتور غیررسمی طبقهبندی میشود. جنبههای مهم صدور فاکتور رسمی شامل موارد زیر است: آگاهی از کدهای محصول مورد تایید سازمان امور مالیاتی که در صدور فاکتورهای رسمی از اهمیت بالایی برخوردار است. طبق قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده، استفاده نادرست از کدهای موجود میتواند منجر به جرایم مالیاتی سنگین برای مشاغل شود. گنجاندن اطلاعات خریدار در صدور فاکتور رسمی یک عامل حیاتی در سیستم مودیان مالیاتی است. عدم وارد کردن اطلاعات دقیق ممکن است منجر به ارسال نادرست فاکتور به سامانه مودیان مالیاتی شود.
آیا فاکتور رسمی بدون ارزش افزوده امکان پذیر است؟
با این حال، برخی از افراد و صاحبان مشاغل معتقدند که فاکتورهایی که ارزش افزوده ندارند، رسمی نیستند. در واقع، بسیاری از فاکتورهای رسمی، ارزش افزوده را شامل نمیشوند، به ویژه آنهایی که برای کالاها و خدماتی که از قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده معاف هستند، صادر میشوند. به عنوان مثال، شرکتهایی که لوازم پزشکی میفروشند، طبق ماده ۹ قانون مالیات بر ارزش افزوده، از مالیات ۱۰٪ ارزش افزوده محصولات خود معاف هستند و بنابراین، نیازی به درج ارزش افزوده در فاکتورهای فروش خود ندارند. لازم به ذکر است که معافیت از مالیات بر ارزش افزوده، ما را از ارائه گزارشهای مربوط به سیستم مودیان مالیاتی معاف نمیکند. همه اشخاص حقیقی و حقوقی موظف به رعایت قانون مربوط به سیستم مودیان مالیاتی هستند.
جریمه عدم ارائه فاکتور رسمی
اگر فاکتور رسمی ارائه نشود، یکی از مسائل اصلی که ممکن است در طول فرآیند بررسی پیش بیاید این است که کارشناس مالیاتی میتواند فاکتور فروش غیررسمی را به دلیل مدارک ناکافی، با در نظر گرفتن ارزش منصفانه به همراه مالیات بر ارزش افزوده، رد کند و همچنین ممکن است فاکتور خرید غیررسمی را نادیده بگیرد. علاوه بر این، طبق قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده، این امر ممکن است منجر به مجازاتهای شدید تحت این قانون شود. به عبارت دیگر، عدم ارائه فاکتور رسمی تخلف مالیاتی محسوب میشود و میتواند عواقب جدی برای فرد یا کسبوکاری که مرتکب آن میشود، داشته باشد. جریمه عدم ارائه فاکتور رسمی به عوامل مختلفی از جمله نوع تخلف، مبلغ تراکنش و قوانین مالیاتی قابل اجرا در آن حوزه قضایی بستگی دارد.
چرا باید فاکتور رسمی داشته باشیم؟ دلیل اهمیت آن
صدور فاکتور رسمی به عنوان یک سند معتبر و قانونی، نقش مهمی در تسهیل معاملات شفاف و تضمین حقوق طرفین درگیر ایفا میکند. در زیر، برخی از مهمترین دلایل لزوم صدور فاکتور رسمی چیست؟ را شرح میدهیم:
اثبات معامله
فاکتور رسمی به عنوان یک سند کتبی عمل میکند که به طور دقیق و اساسی وقوع و تکمیل یک معامله را منعکس میکند. جزئیات معامله، مانند تاریخ، نام و مشخصات طرفین، شرح کالا یا خدمات، قیمت، روش پرداخت و غیره، در فاکتور رسمی ثبت میشود که در صورت بروز اختلاف، به عنوان مرجع در مراحل قانونی عمل میکند.
تأیید هویت طرفین
اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده، شامل نام، نام خانوادگی، آدرس و کد پستی آنها، در فاکتور رسمی ثبت میشود. این امر به شفافیت هویت طرفین کمک میکند و روند پیگیری و احقاق حقوق را در صورت بروز هرگونه مشکل تسهیل میکند.
محاسبه و پرداخت مالیات
مالیات بر ارزش افزوده (VAT) یکی از مهمترین پایههای مالیاتی در نظام اقتصادی کشور است. صدور فاکتور رسمی برای همه اشخاص مشمول مالیات بر ارزش افزوده الزامی است و مبنای محاسبه و پرداخت این مالیات خواهد بود. عدم ارائه فاکتور رسمی ممکن است منجر به جرایم سنگین برای شخص متخلف شود.
ساماندهی امور مالی
ثبت دقیق معاملات در قالب فاکتورهای رسمی، نظم و انضباط را در امور مالی واحدهای اقتصادی برقرار میکند. این امر به حسابداری صحیح، کنترل موجودی و ارائه گزارشهای مالی دقیق کمک میکند.
افزایش اعتبار و اعتماد
صدور فاکتور رسمی برای مشتریان نشان میدهد که شما یک کسب و کار قانونی و مشروع دارید و به تعهدات خود پایبند هستید. این امر اعتماد مشتری را افزایش میدهد و به افزایش اعتبار و رونق کسب و کار شما کمک میکند.
ارائه به مراجع قانونی
فاکتورهای رسمی در بسیاری از موارد مانند ارائه به اداره مالیات، گمرک، اخذ وام بانکی یا انجام امور اداری مورد نیاز است.میتوان گفت که صدور فاکتور رسمی نه تنها یک الزام قانونی برای اشخاص مشمول مالیات بر ارزش افزوده است، بلکه مزایای بیشماری را برای مشاغل و افراد نیز به همراه دارد. استفاده از فاکتورهای رسمی به شفافیت و قانونی بودن معاملات، حفظ حقوق طرفین درگیر، محاسبه و پرداخت دقیق مالیات، ساماندهی امور مالی و افزایش اعتبار و اعتماد کمک میکند.
