تنخواه گردان حسابداری مفهومی اساسی در مدیریت مالی و حسابداری سازمان ها است که برای تسهیل پرداخت های جزئی و روزانه طراحی شده است. این سیستم به شرکت ها در پردازش هزینه های کوچک به سرعت و با حداقل پیچیدگی کمک می کند. اساساً تنخواه گردان حسابداری به شخصی اطلاق می‌شود که مقدار مشخصی وجه نقد را برای خرید و پرداخت‌های لازم در اختیار دارد و موظف است مدارک مربوط به این هزینه‌ها را با رعایت مقررات مالی به امور حسابداری ارائه کند. هدف اولیه از ایجاد یک حساب تنخواه گردان، کاهش حجم عملیات حسابداری و تسریع در فرآیند پرداخت هزینه ها است. با به کارگیری این روش، سازمان ها می توانند به راحتی نیازهای روزانه خود را برآورده کنند و در عین حال نظارت دقیقی بر هزینه های خود داشته باشند. در این مقاله عمیق تر به مفهوم تنخواه گردان ، انواع مختلف آن، مسئولیت های تنخواه دار و مزایای استفاده از این سیستم می پردازیم.
مطالعه بیشتر : ممیزی در حسابداری چیست؟
تنخواه چیست؟
تنخواه به مجموع پول نقدی اطلاق می شود که توسط بخش مالی یک سازمان به کارمندان یا افراد خاصی به منظور تسویه هزینه های جزئی و روزمره تخصیص داده می شود. این مبلغ معمولاً برای خرید لوازم اداری، پوشش هزینه های جزئی مانند کرایه تاکسی و تهیه مواد مصرفی استفاده می شود. فردی که مسئولیت مدیریت این وجوه را بر عهده دارد به عنوان حافظ پول تنخواه گردان شناخته می شود که وظیفه جمع آوری اسناد مربوط به هزینه ها و ارائه آن به مدیر مالی را بر عهده دارد. استفاده از تنخواه به کاهش بار اداری و ساده کردن فرآیندهای مالی کمک می کند. در اصل، تنخواه را می توان به انواع مختلفی از جمله وجوه نقد، چک و کارت تقسیم بندی کرد. هر نوع تنخواه نیازهای سازمانی و روش های پرداخت متفاوتی را برآورده می کند. هدف اولیه استفاده از تنخواه کنترل هزینه ها و تسریع در فرآیند پرداخت بدون نیاز به صدور چک یا انجام معاملات پیچیده تر است. با این حال، برای جلوگیری از سوء استفاده، نظارت دقیق بر هزینه ها و ارائه گزارش های منظم ضروری است.
تنخواه دار کیست ؟
تنخواه دار فردی است که مسئولیت مدیریت و استفاده از مقدار مشخصی از وجوه تحت عنوان تنخواه در یک سازمان یا شرکت را بر عهده دارد. این فرد معمولاً از بین کارکنان مورد اعتماد و با تجربه انتخاب می شود و باید مهارت های لازم برای انجام وظایف مالی و اداری را داشته باشد. تنخواه دار توسط هیئت مدیره یا مدیر مالی منصوب می شود و مسئولیت های آنها شامل رسیدگی به هزینه های جزئی، جمع آوری اسناد و فاکتورها و گزارش به بخش مالی است.
وظایف تنخواه دار را می توان به دو نوع اصلی دسته بندی کرد: در برخی موارد، آنها مستقیماً کالاها و خدمات را خریداری می کنند و فاکتورهای مربوطه را ثبت می کنند. در موارد دیگر، تنخواره دار صرفاً مسئول پرداخت هزینه است، در حالی که خرید توسط دیگران انجام می شود. در هر دو حالت، آنها موظفند کلیه اسناد مالی را جمع آوری کرده و گزارش های لازم را در پایان دوره مالی به حسابداری ارائه کنند. انتخاب یک تنخواه دار مناسب برای سازمان بسیار مهم است، زیرا آنها نقش کلیدی در کنترل هزینه ها و تسهیل فرآیندهای مالی دارند.
وظایف تنخواه دار
تنخواه گردان حسابداری در یک سازمان دارای مسئولیت های متعددی است که به مدیریت و نظارت بر هزینه های جزئی و روزانه کمک می کند. این مسئولیت ها شامل موارد زیر است:
مدیریت هزینه ها:
تنخواه دار در قبال پرداخت هزینه های جاری و جزئی سازمان پاسخگو است و اطمینان حاصل می کند که تمام پرداخت ها مطابق با مقررات مالی انجام می شود.
جمع آوری اسناد:
او موظف است فاکتورها و رسیدهای مربوط به خریدها و هزینه ها را جمع آوری و به امور حسابداری ارائه می کند. این اسناد باید به طور دقیق و منظم ثبت شوند.
نظارت بر موجودی:
تنخواه دار باید پیگیری موجودی حساب را انجام دهد و در صورت لزوم، درخواستی را برای تکمیل به بخش مالی ارائه کند.
تهیه گزارش:
مسئول تهیه و ارائه گزارش های مالی مربوط به هزینه های انجام شده به مدیریت و بخش های مربوطه می باشد.
پایبندی به اصول امانت:
تنخواه دار باید وجوه نقدی را با دقت و یکپارچگی کامل نظارت کند و از پرداخت هزینه‌های غیرمرتبط خودداری کند.
این مسئولیت ها بر اهمیت نقش تنخواه دار در کنترل مالی و تسهیل فرآیندهای پرداخت در سازمان ها تاکید می کند.
انواع تنخواه گردان
تنخواه گردان حسابداری به چندین نوع مختلف تقسیم بندی می شود که هر کدام برای برآوردن نیازها و سیاست های داخلی یک سازمان طراحی شده اند. این دسته بندی ها عبارتند از:
تنخواه گردان ثابت:
در این رویکرد، مبلغی از پیش تعیین شده به صورت ماهانه یا دوره ای به تنخواه دار اختصاص می یابد. تنخواه دار موظف است در پایان هر دوره گزارشی با جزییات هزینه ها و صورتحساب ها را به حسابداری ارائه کند و هیچ گونه هزینه ای خارج از اقلام تعیین شده نباید از این حساب برداشت شود.
تنخواه گردان متغیر:
این نوع سقف مشخصی را برای هزینه ها تعیین می کند و تنخواه دار باید در پایان دوره، رسیدها و اسناد هزینه ها را همراه با مانده موجودی به حسابداری ارائه کند.
تنخواه گردان نقدی:
در این روش هیچ مبلغ ثابتی به تنخواه دار تعلق نمی گیرد. در عوض، تمام هزینه ها باید با مدارک و فیش ها ثبت شود و پرداخت ها فقط پس از تایید انجام می شود.
تنخواه گردان تعهدی:
در این نوع، میزان هزینه های انجام شده از اهمیت کمی برخوردار است و ارائه یک نسخه از سند برای ثبت هزینه ها کافی است.
این تنوع در انواع تنخواه گردان به سازمان ها اجازه می دهد تا مناسب ترین روش را بر اساس نیازهای خاص خود انتخاب کنند و در نتیجه کنترل بیشتری بر مخارج جزئی ممکن می سازد.
مراحل ثبت سند تنخواه در حسابداری
فرآیند ثبت تراکنش های تنخواه در حسابداری شامل مراحل خاصی است که به سازمان ها در مدیریت موثر هزینه های جزئی کمک می کند. این مراحل به شرح زیر است:
افتتاح حساب تنخواه گردان:
در ابتدا باید یک حساب تنخواه گردان برای فردی که مسئول مدیریت آن است ایجاد شود. این فرد باید شرایط لازم را داشته باشد و هیأت مدیره باید میزان اولیه تخصیص را تعیین کند.
ثبت هزینه های تنخواه گردان:
پس از دریافت پول نقد، هرگونه هزینه پرداخت شده از این حساب باید با استفاده از رسیدهای معتبر ثبت شود. این رسیدها باید شامل تاریخ، مبلغ، نام گیرنده و هدف هزینه باشد.
ترمیم حساب تنخواه گردان :
در پایان دوره مالی یا زمانی که موجودی تنخواه تا حد مشخصی کاهش می یابد، ترمیم حساب تنخواه ضروری است. این فرآیند شامل جمع آوری رسیدها و فاکتورها و ارسال آنها به بخش حسابداری برای بررسی و تایید است.
بستن حساب تنخواه گردان:
پس از اتمام دوره مالی و بررسی مدارک، حساب تنخواه بسته می شود. در این مرحله، مانده باقیمانده و هزینه های انجام شده باید با هم هماهنگ شوند و گزارش نهایی به اداره مالی ارائه شود.
نحوه ثبت سند تنخواه در حسابداری
ثبت در نرم افزار حسابداری:
برای ثبت سند تنخواه در نرم افزار حسابداری ابتدا از منوی مربوطه گزینه «ثبت سند» را انتخاب کرده و مشخصات مربوط به هزینه ها را وارد کنید. سپس بر اساس نوع هزینه، مبلغ مربوطه را در قسمت بدهکار یا بستانکار وارد کنید.
تأیید اسناد:
کلیه اسناد و رسیدها باید به امضای تنخواه دار و مدیر حسابداری برسد تا صحت آنها تأیید شود. این مراحل به سازمان ها در حفظ کنترل دقیق بر هزینه های جزئی و افزایش فرآیندهای مالی خود کمک می کند.
اهداف تنخواه گردان حسابداری
تنخواه گردان حسابداری به عنوان یک ابزار مالی در سازمان ها عمل می کند و اهداف مختلفی را دنبال می کند که فرآیندهای مالی را بهبود می بخشد و بار اداری را کاهش می دهد. اهداف مهم تنخواه گردان شامل موارد زیر است:
تسهیل در پرداخت هزینه های سریع :
یکی از اهداف اصلی استفاده از تنخواه گردان، ساده کردن پرداخت هزینه های جزئی و فوری است. این سیستم کارمندان را قادر می سازد تا بدون نیاز به تاییدیه های طولانی، پرداخت های لازم را به سرعت انجام دهند.
کاهش حجم عملیات حسابداری:
استفاده از یک تنخواه گردان حجم کار مرتبط با وظایف مالی و اداری را کاهش می دهد. این کاهش فرآیندهای حسابداری را ساده می کند و زمان لازم برای پردازش پرداخت را کوتاه می کند.
کنترل وجوه نقدی:
تنخواه گردان به سازمان ها در دستیابی به نظارت و مدیریت بهتر منابع نقدی خود کمک می کند. این کنترل امکان مدیریت کارآمد هزینه های جزئی و روزانه را فراهم می کند و در نتیجه از مسائل مالی احتمالی جلوگیری می کند.
افزایش انعطاف پذیری مالی:
تنخواه گردان سازمان ها را قادر می سازد تا با سرعت بیشتری به نیازهای مالی پاسخ دهند و هزینه ها را در مواقع اضطراری یا زمانی که دسترسی به منابع بانکی محدود است پوشش دهند.
مدیریت ریسک:
استفاده از تنخواه گردان به سازمان ها در مدیریت بهتر ریسک های مالی کمک می کند و به آنها امکان می دهد در صورت بروز مشکلات مالی از این منابع برای پوشش هزینه های ضروری استفاده کنند.
این اهداف بر اهمیت تنخواه گردان در بهبود کارایی مالی و اداری سازمان ها و تسهیل اجرای موثر فرآیندهای مالی تاکید می کند.
جمع بندی
تنخواه گردان حسابداری به عنوان یک ابزار مالی موثر در سازمان ها عمل می کند و مدیریت هزینه های جزئی و روزانه را تسهیل می کند. این سیستم کارکنان را قادر می‌سازد تا بدون نیاز به تایید طولانی‌مدت هزینه‌های ضروری را به سرعت پوشش دهند و در نتیجه از اتلاف زمان در فرآیندهای اداری جلوگیری کنند. به طور معمول، تنخواه گردان توسط یک تنخواه نظارت می شود که مسئول جمع آوری اسناد و فاکتورها، ثبت هزینه ها و تهیه گزارش های مالی است.
اهداف اصلی تنخواه گردان شامل کنترل وجوه نقدی، کاهش حجم عملیات حسابداری و افزایش انعطاف پذیری مالی است. با استفاده از پول نقد، سازمان ها می توانند نظارت دقیقی بر مخارج خود داشته باشند و همزمان کارایی را از طریق فرآیندهای مالی ساده بهبود بخشند. در نهایت، ثبت دقیق سند های تنخواه و پایبندی به اصول مالی به حفظ نظم و دقت در حسابداری کمک می‌کند و امکان بررسی و تجزیه و تحلیل مؤثر هزینه‌ها را فراهم می‌کند.
