حسابداری انبار چیست؟ بخشی از حوزه وسیع حسابداری است که به طور مداوم در تمام شرکتهای تولیدی و توزیعی انجام میشود. اساساً، حسابداری انبار شامل تمام فعالیتهای مربوط به ورودی، خروجی و مدیریت مواد اولیه و محصولات نهایی است که با هدف نظارت و کنترل جریان کالاها انجام میشود. گزارشهای متعدد تولید شده توسط یک واحد تولیدی، مانند حجم تولید، نرخ تولید، نرخ ضایعات، موجودی تولید و موجودی مواد اولیه، همگی نتایج این نوع حسابداری هستند. درادامه حسابداری انبار و اصول آن و همچنین نکات انبارداری را توضیح خواهیم داد. شرکت صالحانی ارائه دهنده انواع خدمات حسابداری و مشاوره مالی میباشد. برای مشاوره رایگان با شماره 09191367651 تماس بگیرید.
تعریف حسابداری انبار
حسابداری انبار یک رشته گسترده است. حسابداری فروشگاه یا حسابداری موجودی کالا، یکی از شاخههای اصلی حسابداری محسوب میشود. اصطلاح حسابداری موجودی کالا به مجموعهای از عملیات انجام شده برای تعیین ارزش موجودی کالا اشاره دارد. شمارش موجودی کالا در نهایت ارزش پولی موجودی کالا را آشکار میکند و توجه به این نکته ضروری است که موجودی کالا به کمیت و مقدار محصولات و مواد اولیه موجود در انبار اشاره ندارد.
در طول این فرآیند، حسابرسی موجودی کالا نیز انجام میشود. معمولاً فرآیند حسابداری موجودی کالا و حسابرسی آن در پایان هر دوره مالی انجام میشود. در حالی که در اکثر سازمانها، پایان یک دوره مالی سالانه است، بسیاری از سازمانها نیز دورههای مالی سه ماهه و شش ماهه را اجرا میکنند. نکته مهم این است که طبق استانداردهای حسابداری، حسابداری و حسابرسی موجودی کالا باید حداقل سالی یک بار انجام شود. ارزیابی موجودی کالا، حسابرسی موجودی کالا نامیده میشود.
حسابداری انبار برای مدیریت کنترل موجودی انجام میشود و اصطلاح «موجودی» به گزینههای زیر اشاره دارد:
- مواد اولیه خام واحدهای تولیدی
- ملزومات مصرفی شرکتها
- محصولات نیم ساخته یا در دست تولید
- کالاهای ساخته شده یا محصول نهایی
- محصولات خریداری شده آماده عرضه (مخصوص شرکتهای توزیع)
انبارداری چیست؟
یکی از مهمترین اجزای هر سازمان یا واحد تجاری، انبار آن است. این انبار میتواند به عنوان محل نگهداری لوازم اداری مانند کاغذ، منگنه، گیره و غیره باشد؛ میتواند محلی برای نگهداری و جریان مواد اولیه در یک کارخانه باشد؛ همچنین میتواند مکانی برای حفظ و نگهداری یک محصول در مراحل میانی تولید باشد، یا میتواند به عنوان انباری برای محصولات نهایی یک شرکت تولیدی عمل کند.
صرف نظر از این، آنچه ماهیت انبارداری را قابل توجه میکند، مسائلی مانند مدیریت ضعیف موجودی، اتمام کالاها، اتمام مواد اولیه برای تولید بدون زمان کافی برای جایگزینی، نگهداری نامناسب اقلام، فساد، آسیب و زوال کالاها، به همراه بسیاری از نگرانیهای دیگر است.
در واقع، انبارداری به کل فرآیند مدیریت، نظارت و نگهداری کالاها و مواد اولیه در یک واحد تجاری اشاره دارد که در آن سطح موجودی، جریان محصول، کالاهای ورودی و خروجی، میزان ضایعات، نرخ تولید و بسیاری از موارد دیگر بررسی میشود.
حسابداری انبار هر شرکت تولیدی و توزیعی با واحد انبار آن آغاز میشود. اگر فرآیندهای از پیش تعریف شده و اصول انبارداری به درستی اجرا نشوند، حسابرسی کالاها در مراحل بعدی، اگر غیرممکن نباشد، حداقل بسیار چالش برانگیز خواهد بود.
انبارداری شامل فرآیندهای زیر است:
پذیرش کالا
کدگذاری و جایگذاری کالا
نگهداری و محافظت طبق اصول
چیدمان انبارداری
حسابداری انبار
بسته بندی و تحویل
مدیریت جریان تولید و یا توزیع
مدیریت موجودی مواد اولیه
انبارگردانی
وظایف حسابدار انبار چیست؟
فرآیند حسابداری انبار موجودی کالا شامل ثبت هرگونه تغییر در موجودی انبار است که به منظور دریافت، ارسال یا انتقال مواد رخ میدهد. علاوه بر این، حسابداری انبار مربوط به مستندسازی هزینههای انبارداری و تخمین و محاسبه هزینههای ضایعات، هزینههای حمل و نقل و سود حاصل از محصولاتی است که دستخوش تغییر قیمت شدهاند. در نتیجه، این بخش از شرکتها شامل تمام فرآیندهایی است که پیشنیاز حسابرسی کلی شرکت و محاسبه سود و زیان کل هستند. خود این فرآیند مستلزم رعایت اصول خاصی است که در ادامه بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.
وظایف حسابداری انبار شامل موارد زیر است:
- یادداشت دفتر کل گزارشات
- تنظیم گزارش موجودی انبار
- نظارت بر هزینه ها
- تشخیص دادن اختلاف موجودی انبار با داده ها
- ارائه فهرست از موجودی ها
- ایجاد و بایگانی گزارشات ماهانه
هدف از حسابداری انبار چیست؟ چرا مهم است؟
موجودی کالا برای هر سازمانی یک دارایی تجاری محسوب میشود و ارزیابی آن برای کسبوکارها در هر اندازهای بسیار مهم است. موجودی کالا مستقیماً با سود و مالیات شرکتها مرتبط است و میتواند تأثیر قابل توجهی بر آنها داشته باشد. مدیران کسبوکار از اطلاعات موجودی کالا برای تصمیمگیری در مورد کنترل هزینههای نگهداری موجودی، سفارش، تأمین به موقع کالا و جلوگیری از کمبود مواد اولیه استفاده میکنند. اینجاست که اهمیت حسابداری انبار بیش از هر زمان دیگری آشکار میشود. هدف از شمارش موجودی کالا و حسابداری موجودی کالا، دستیابی به ارزیابی کمی و وضعیت کیفی کالاها و همچنین کنترل داراییهای موجود در انبار است.
کاربرد حسابداری انبار
به طور کلی، کاربرد حسابداری انبار را میتوان به شرح زیر خلاصه کرد:
محاسبه ارزش موجودیهای انبار به قیمت تمام شده و در صورت بروز خسارت ناشی از حوادث، ارزیابی خسارات بر اساس آن قیمتها؛
کاهش حجم عملیات حسابداری و تسهیل کار حسابداران از طریق صدور رسید انبار و تسهیل فرآیند پرداخت به تأمینکنندگان؛
نظارت بر میزان موجودی انبار برای جلوگیری از هزینههای اضافی و جلوگیری از هدر رفتن سرمایه در گردش مؤسسه؛
جلوگیری از زیانهای گسترده در واحدهای اقتصادی با کنترل دقیق موجودی انبار و جلوگیری از انباشت بیش از حد موجودی؛
دریافت، نگهداری و توزیع دقیق و سریع مواد اولیه، کالاها و تجهیزات لازم
اصول حسابداری انبار چیست؟
اسناد خرید در حسابداری انبار
طبق این اصل حسابداری انبار، تمام هزینههای انجامشده در یک واحد اقتصادی باید بر اساس فاکتورهای موجود مستندسازی شوند. در این راستا، باید به اسناد تخفیف، مشخصات فروشنده، مالیات بر ارزش افزوده و سایر هزینههای مرتبط نیز توجه شود. لازم به یادآوری است که هزینههای در حال انجام تا زمان تعیین قیمت نهایی، بر قیمت فاکتور فروش تأثیری نخواهند داشت. از جمله این موارد میتوان به هزینههای گمرکی، هزینههای حمل و نقل، هزینههای انبارداری و هزینههای مشابه اشاره کرد.
اسناد انتقال کالا بین انبار
اکنون به اصل دوم حسابداری انبار رسیدهایم. طبق این اصل، نقل و انتقال کالا و مواد اولیه بین بخشهای مختلف واحدهای تولیدی یا سایر انبارها مستلزم ثبت رسمی اسناد است. بنابراین، لازم است ابتدا سند انتقال از انبار مبدا برای تعیین قیمتگذاری تنظیم شود و سپس سند مربوطه به انبار مقصد اضافه گردد.
اسناد بهای تمام شده کالای تولیدی
این اصل را میتوان چالشبرانگیزترین جنبه حسابداری انبار دانست. در این اصل، برای هر محصول، نه تنها هزینههای مواد مصرفی، هزینههای بستهبندی، حمل و نقل مستقیم کالا و غیره تعیین میشود، بلکه هزینههای تولید نیز باید در نظر گرفته شود. در این سناریو، داشتن درک جامع از حسابداری صنعتی برای دستیابی به اسناد مربوط به بهای تمام شده کل کالاهای تولید شده ضروری است.
بهای تمام شده کالای صادره از انبار
طبق این اصل، هر محصول باید در زمان خروج از انبار، قیمت نهایی داشته باشد. قیمت خروج از انبار به عوامل مختلفی بستگی دارد. برای دستیابی به این هدف، از دو سیستم ارزیابی موجودی کالا استفاده میشود: سیستم موجودی ادواری و سیستم موجودی دائمی. در سیستم ادواری، ارزش کالاهای موجود فقط در پایان هر دوره تعیین میشود. بنابراین، بهای تمام شده کالای فروش رفته در پایان دوره برابر است با کل ارزش موجودی منهای ارزش موجودی پایان دوره، به علاوه کل ورودیها در طول دوره، به علاوه ارزش موجودی در ابتدای دوره خواهد بود.
مزایای حسابداری انبار
ایجاد یک سیستم حسابداری انبار میتواند مزایای بیشماری را به همراه داشته باشد که هدف نهایی آن افزایش سود خالص شرکت است. مزایای حسابداری انبار شامل موارد زیر است:
کنترل دقیق بر سطح موجودی کالا
نگهداری فهرستی از نام و مقادیر کالاهای موجود در انبار
سازماندهی اقلام ذخیره شده در انبار
کاهش و تسهیل عملیات حسابداری انبار پس از صدور رسید انبار
سادهسازی پرداختها به تأمینکنندگان
دریافت، نگهداری و توزیع دقیق و سریع مواد، کالاها و تجهیزات.
